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国立大学法人お茶の水女子大学個人情報の管理に関する規則

2016年3月28日更新

国立大学法人お茶の水女子大学個人情報の管理に関する規則

平成17年3月24日

制定

（趣旨）

第1条

この規則は、独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第59号。以下「法」という。)及び独立行政法人等の保有する個人情報 の適切な管理のための措置に関する指針(平成16年9月14日総務省行政管理局長通知総管情第85号)に基づき、国立大学法人お茶の水女子大学(以下「本学」という。)の保有する個人情報の適切な管理に関し必要な事項を定める。

（定義）

第2条

この規則において「個人情報」とは、法第2条第2項に規定する個人情報をいう。

2.この規則において「保有個人情報」とは、法第2条第3項に規定する保有個人情報であって、本学が保有するものをいう。

3.この規則において「個人情報ファイル」とは、法第2条第4項に規定する個人情報ファイルであって、本学が保有するものをいう。

4.この規則において「部局」とは、学長室、各機構、各学部、大学院人間文化創成科学研究科、附属図書館、センター部、各学内共同教育研究施設、各教育サービス施設、保健管理センター、附属学校部、各附属学校及び保育所をいう。

（総括保護管理者）

第3条

本学に、総括保護管理者を置き、総務担当理事をもって充てる。

2.総括保護管理者は、本学における保有個人情報の管理に関する事務を総括するものとする。

（保護管理者）

第4条

保有個人情報を取り扱う部局に、保護管理者を置き、当該部局の長(学長室にあっては、総務担当理事)をもって充てる。

2.保護管理者は、各部局における保有個人情報を適切に管理するものとする。

（保護担当者）

第5条

保有個人情報を取り扱う部局に、保護担当者を置き、当該部局の保護管理者が指定する部局の職員をもって充てる。

2.保護担当者は、各部局の保護管理者を補佐し、保有個人情報の管理に関する事務を行うものとする。

（監査責任者）

第6条

本学に、監査責任者を置き、学長が指名する監事をもって充てる。

2.監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について監査するものとする。

（教育研修）

第7条

総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員(以下「職員」という。)に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

2.保護管理者は、保有個人情報の適切な管理のために、当該部局の職員に対して、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。

（職員の責務）

第8条

職員は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

（アクセス制限）

第9条

保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報にアクセスする権限を有する者を指定するものとする。

2.アクセスする権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。

3.職員は、アクセスする権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。

（複製等の制限）

第10条

職員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行うものとする。

一 保有個人情報の複製

二 保有個人情報の送信

三 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

四 その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

（誤りの訂正等）

第11条

職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

（媒体の管理等）

第12条

国立大学法人お茶の水女子大学(以下「本学」という。)における情報公開の実施に係る取扱いについては、法令又は別に定めるもののほか、この要項の定めるところによる。

（廃棄等）

第13条

職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。

（保有個人情報の取扱状況の記録）

第14条

保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。

（アクセス制御）

第15条

保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

2.保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時に見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。

（アクセス記録）

第16条

保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を5年間保存し、アクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。

2.保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。

（外部からの不正アクセスの防止）

第17条

保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

（コンピュータウイルスによる漏えい等の防止）

第18条

保護管理者は、コンピュータウイルスによる保有個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止のため、コンピュータウイルスの感染防止等に必要な措置を講ずるものとする。

（暗号化）

第19条

保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

（入力情報の照合等）

第20条

職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。

（バックアップ）

第21条

保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

（情報システム設計書等の管理）

第22条

保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

（端末の限定）

第23条

保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

（端末の盗難防止等）

第24条

保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。

2.職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

（第三者の閲覧防止）

第25条

職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

（入退室の管理）

第26条

保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室等(以下「情報サーバ室等」という。)に入室する権限を有する者を指定するとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が入室する場合の職員の立会い等の措置を講ずるものとする。また、保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。

2.保護管理者は、必要があると認めるときは、情報サーバ室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。

3.保護管理者は、情報サーバ室等及び保管施設の入退室の管理について、必要があると認めるときは、入室に係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。

（情報サーバ室等の管理）

第27条

保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報サーバ室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。

2.保護管理者は、災害等に備え、情報サーバ室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。

（保有個人情報の提供）

第28条

保護管理者は、法第9条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わすものとする。

2.保護管理者は、法第9条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。

3.保護管理者は、法第9条第2項第3号の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前2項に規定する措置を講ずるものとする。

（業務の委託等）

第29条

保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者等の管理体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。

一 個人情報に関する秘密保持等の義務

二 再委託の制限又は条件に関する事項

三 個人情報の複製等の制限に関する事項

四 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

五 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

六 違反した場合における契約解除の措置その他必要な事項

2.保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。

（事案の報告及び再発防止措置）

第30条

保有個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案(以下単に「事案」という。)が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。

2.保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずるものとする。

3.保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。

4.総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を学長に速やかに報告するものとする。

5.保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。

（公表等）

第31条

総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。

（監査）

第32条

監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について、定期に又は随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

（点検）

第33条

保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

（評価及び見直し）

第34条

総括保護管理者は保有個人情報の適切な管理のために、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

（個人情報ファイル簿）

第35条

保護管理者は、個人情報ファイル(法第11条第2項各号に掲げるもの及び同条第3項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。以下同じ。) を保有するに至ったときは、直ちに、別紙様式により個人情報ファイル簿を作成し、総括保護管理者に提出しなければならない。

2.保護管理者は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正し、総括保護管理者に提出しなければならない。

3.保護管理者は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが法第11条第2項第7号に該当するに至ったときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を消除するように総括保護管理者に申し出なければならない。

（雑則）

第36条

この規則に定めるもののほか、個人情報の管理に関し必要な事項は、学長が別に定める。

附則

この規則は、平成17年4月1日から施行する。

附則

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

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