○国立大学法人お茶の水女子大学公益通報者保護規程
令和4年7月26日
制定
(目的)
第1条 この規程は、公益通報者保護法(平成16年法律第122号。以下「法」という。)に基づき、組織的又は個人的な法令違反行為等に関する通報及び相談の適正な処理のための対応体制及び仕組みに関する必要事項を定めることにより、国立大学法人お茶の水女子大学(以下「本学」という。)における不正行為等の早期発見と是正を図るとともに、通報者又は相談者(以下「通報者等」という。)を、公益通報を理由とする不利益な取扱い等から保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程における用語の定義は次のとおりとする。
(1) 「公益通報」とは、通報者等が不正の利益を得る目的、他人に損害を与える目的その他の不正の目的ではなく、本学又は本学の業務に従事する場合における役員、職員、その他の者(以下、「職員等」という)について通報対象事実が生じ、又はまさに生じようとしている旨を通報することをいう。
(2) 「通報者等」とは、通報等を行った第6条第2項に規定する者をいう。
(3) 「通報対象事実」とは、法第2条第3項に掲げる通報対象事実、本学の学内規則等に違反する事実をいう。
(4) 「部局」とは、学長戦略機構、監査室、各学部、大学院人間文化創成科学研究科、附属図書館、保健管理センター、基幹研究院、各機構、各学内共同教育研究施設、附属学校部、学校教育研究部、各附属学校、保育所、こども園及び事務組織をいう。
(総括責任者)
第3条 総括責任者を置き、学長が指名する副学長をもって充てる。
2 総括責任者は、本学における通報者等の保護に関する業務を総括する。
(公益通報対応業務従事者)
第4条 法第11条第1項に規定する公益通報対応業務従事者(以下「対応従事者」という。)として、以下の者を充てる。
(1) 総括責任者
(2) 監査室長
(3) 監査室の職員
(4) その他総括責任者が指名する者
2 対応従事者の任命は、学長が書面をもって行う。
(通報窓口)
第5条 公益通報を受け付ける窓口及び法令違反行為に該当するか否かを確認する等の相談に応じる窓口として通報窓口を監査室に置く。
2 対応従事者以外の本学職員等は、通報者等から誤って通報又は相談(以下「通報等」という。)があった場合は、通報窓口を教示しなければならない。
(通報等の方法及び通報者等)
第6条 通報窓口への通報等の方法は、電話、電子メール、FAX、書面又は面会とし、所定の様式により行うものとする。ただし、電話による通報等を行うとき、その他特別な理由があるときは、この限りでない。
2 通報窓口を利用できる通報者等は次の各号に掲げる者とする。
(1) 本学の役員
(2) 本学の職員
(3) 本学に勤務する派遣労働者
(4) 本学の取引業者の労働者
(5) 本学の取引業者の役員
(通報等の受付)
第7条 通報等は、通報者の氏名、連絡先及び通報対象事実を明らかにして行われたものを受け付けるものとする。ただし、氏名及び連絡先を明らかにしないで通報等が行われた場合であって、通報内容が信ずるに足りる相当の理由、証拠等があるときは、受け付けることができるものとする。
2 通報窓口を担当する対応従事者は、通報等があったときは、速やかに総括責任者に報告するものとする。
3 通報窓口は、郵送その他の通報窓口への到達を通報者等が確認できない方法によって通報等がなされた場合は、当該通報等の受付の可否を当該通報者等に通知する。
(通報等に対する措置の検討)
第8条 総括責任者は、前条の報告を受けたときは、学長へ報告するとともに当該通報等を公益通報として受理するかどうかの判断をするものとする。
2 総括責任者は、公益通報として受理した場合は、事実関係の調査を実施するか否かを決定するものとする。
3 総括責任者は、前2項により公益通報として受理した場合はその旨を、正当な理由があって不受理とした場合はその理由を付して速やかに当該通報者等に通知しなければならない。
4 通報窓口を担当する対応従事者は、法令違反行為に該当するか否かを確認する等の相談を受けた場合において、その判断が困難な場合は、関係部局と相談することができる。
(調査)
第9条 公益通報として受理した事項に関する事実関係の調査は、総括責任者が指定する部局の長が行うほか、総括責任者は、事案に応じて、公益通報に係る調査委員会(以下「調査委員会」という)を設置し、調査を行うことができるものとする。
2 前項において総括責任者が指定した部局の長は、調査の経過及び調査結果について総括責任者に報告するものとする。
3 監査室の職員は、必要に応じ、調査に参加することができる。
(調査委員会)
第10条 調査委員会は、次に掲げる委員をもって組織する。
(1) 総括責任者
(2) 副学長(事務総括)
(3) 総括責任者が指定する部局の長
(4) 監査室長
(5) その他総括責任者が必要と認めた者
2 調査委員会に委員長を置き、総括責任者をもって充てる。
3 通報者等又は被通報者(その者が不正を行った、行っている又は行おうとしていると通報された者をいう。以下同じ。)との間において利害関係がある者は、委員となることができない。
4 委員長が必要と認めた場合は、調査委員会に委員以外の者の出席を求め、その意見を聴くことができる。
(調査の実施)
第11条 事実関係の調査は、次の方法により行う。
(1) 関係資料等の調査
(2) 関係者からの事情聴取
(3) その他事実関係の確認に必要な調査
2 調査は、事実に基づき公正不偏に実施しなければならない。
3 調査は、公益通報者が特定されないよう十分配慮しなければならない。
(協力義務)
第12条 職員等は、事実関係の調査に際して、協力を求められた場合は、正当な理由なくこれを拒否してはならない。
(是正措置)
第13条 総括責任者は、調査の結果を速やかに学長へ報告するものとする。
2 学長は、前項の報告により、不正が明らかになった場合は、速やかに是正措置及び再発防止措置を講じなければならない。
3 学長は、前項の是正措置及び再発防止措置が十分に機能しているかを確認し、不十分と認める場合は、追加措置を講じなければならない。
(懲戒処分等)
第14条 学長は、前条第1項の報告により、不正が明らかになった場合は、当該不正行為に関与した職員等に対し、国立大学法人お茶の水女子大学職員就業規則、国立大学法人お茶の水女子大学非常勤職員就業規則、国立大学法人お茶の水女子大学役員服務規程(以下「就業規則等」という。)に基づき、必要な処分を行うことができる。
(通報者等の保護)
第15条 本学は、通報者等が通報等をしたことを理由として、いかなる不利益な取扱いも被ることがないよう、必要な措置を講ずるとともに、通報者等の職場環境の保全に努めなければならない。
2 総括責任者は、前項の措置が十分に機能しているかを確認し、不十分と認める場合は、追加の措置を講じなければならない。
3 学長は、前項の措置が不十分と認める場合は、別途措置を講じることができる。
4 学長は、通報者等に対して不利益取扱い等を行った者に対し、就業規則等に基づき、必要な処分を行うことができる。
5 前4項までの規定は、調査に協力した者に準用する。
(秘密保持)
第16条 対応従事者及び第9条に規定する調査を実施する者は、通報された内容及び調査結果で得られた個人情報については、その保護に努めるとともに正当な理由なくして開示してはならない。その職を退いた後も、同様とする。
2 本学及び本規程に定める業務に携わる者は、業務上知ることのできた秘密を漏らしてはならない。その職を退いた後も、同様とする。
3 職員等は、通報者等を特定させる事項を必要最小限の範囲を超えて共有してはならない。
4 職員等は、通報者等を特定した上でなければ必要性の高い調査が実施できないなどのやむを得ない場合を除いて、通報者等の探索は行ってはならない。
(通知及び公表)
第17条 学長は、通報者等に対して、調査結果、是正措置等について、当該事案に関係する者の秘密、信用、名誉、プライバシー等に配慮しつつ、遅滞なく通知しなければならない。
2 学長は、通報対象事実、是正措置等に関し必要と認められる場合は、適宜公表するものとする。
(不正の目的の通報等)
第18条 通報者等は、虚偽の通報や、他人を誹謗中傷する通報その他不正の目的の通報等を行ってはならない。
(被通報者等の除外)
第19条 学長は、被通報者及びその親族並びに当該事案の事実関係の確定により不利益を受ける者等を当該被通報者に係る事案の処理に関与させてはならない。
(通報等に関わる者の責務)
第20条 通報等を受けた者は、この規程の目的に沿って、誠実に対応しなければならない。
2 監事は、前項の報告を受けたときは、通報内容を確認し、通常の取扱いでは事案の処理の公平性を欠くおそれがあると判断した場合は、自ら調査等を担当することができる。
3 被通報者に学長が含まれる場合において、当該公益通報に係る学長の職務(第18条第2項に規定するものは除く。)は、監事が指名する副学長が行うものとする。
4 被通報者に学長が含まれる場合の調査の結果について、調査委員会は監事が指名する副学長に報告するものとする。
5 第2項の規定に基づき監事が事案の処理を担当した場合、監事は事案の処理内容について可能な時期に役員会及び学長選考・監察会議に報告するものとする。
(被通報者に総括責任者が含まれる場合の措置)
第22条 公益通報の被通報者に総括責任者が含まれる場合、通報窓口を担当する対応従事者は、第7条第2項に基づく報告を総括責任者に代えて監事に行わなくてはならない。
2 監事は、前項の報告を受けたときは、通報内容を確認し、通常の取扱いでは事案の処理の公平性を欠くおそれがあると判断した場合は、自ら調査等を担当することができる。
(職員等以外からの通報に対する対応)
第23条 第6条第2項に定める者以外の者からの通報等は、この規程に準じて取り扱うものとする。
(資料の管理)
第24条 対応従事者及び第9条に規定する調査を実施する者は、通報者等が特定されないように配慮して、通報等の事案に係る記録その他関連資料を適切な方法で管理しなければならない。
(公益通報対応体制の点検・見直し及び周知)
第25条 学長は、定期的に公益通報対応体制の点検・見直し及び職員等への周知を図るものとする。
(運用実績の公表)
第26条 学長は、公益通報に関する運用実績を公表するものとする。
附則
1 この規程は、令和4年7月26日から施行し、令和4年6月1日から適用する。
2 次に掲げる学内規則は、廃止する。
(1) 国立大学法人お茶の水女子大学公益通報者保護規程(平成18年7月12日制定)
(2) 国立大学法人お茶の水女子大学公益通報者保護実施細則(平成18年7月12日学長裁定)