○国立大学法人お茶の水女子大学における行政機関等匿名加工情報等の適切な管理のための措置に関する規程
平成30年3月30日
制定
(目的)
第1条 この規程は、国立大学法人お茶の水女子大学(以下「本学」という。)における行政機関等匿名加工情報、行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号並びに国立大学法人お茶の水女子大学における行政機関等匿名加工情報の提供に関する取扱要項(以下「匿名加工情報取扱要項」という。)第9条の規定により行った加工の方法に関する情報(以下「行政機関等匿名加工情報等」という。)の適切な管理に関して必要な事項について定めることを目的とする。
2 本学における行政機関等匿名加工情報等の管理については、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57条。以下「法」という。)その他関係法令及び国立大学法人お茶の水女子大学個人情報の管理に関する規則(以下「個人情報の管理に関する規則」という。)に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規程における用語の定義は、法及び個人情報の管理に関する規則において使用する用語の例による。
(総括保護管理者)
第3条 本学に、総括保護管理者を置き、総務を担当する副学長をもって充てる。
2 総括保護管理者は、学長を補佐し、本学における行政機関等匿名加工情報等の管理に関する事務を総括する。
3 総括保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を設け、随時又は定期に開催する。
(保護管理者)
第4条 行政機関等匿名加工情報等を取り扱う部局に、保護管理者を置き、当該部局の長(学長戦略機構及び監査室にあっては、総務を担当する副学長)をもって充てる。
2 保護管理者は、部局における行政機関等匿名加工情報等の適切な管理を確保するものとする。ただし、保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等を情報システムで取り扱う場合は、当該情報システムの管理者と連携して、取り扱うものとする。
(保護担当者)
第5条 行政機関等匿名加工情報等を取り扱う部局に、保護担当者を置き、当該部局の保護管理者が指定する職員をもって充てる。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、部局における行政機関等匿名加工情報等の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第6条 本学に、監査責任者を置き、学長が指名する監事をもって充てる。
2 監査責任者は、行政機関等匿名加工情報等の管理の状況について監査する任に当たる。
(教育研修)
第7条 総括保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、行政機関等匿名加工情報等の取扱いについて理解を深め、行政機関等匿名加工情報等の適切な管理に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な研修を行う。
2 総括保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、行政機関等匿名加工情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、部局の現場における行政機関等匿名加工情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。
4 保護管理者は、当該部局の職員に対し、行政機関等匿名加工情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
(職員の責務)
第8条 職員は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規則等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、行政機関等匿名加工情報等を取り扱わなければならない。
(アクセス制限)
第9条 保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行政機関等匿名加工情報等にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。
2 アクセス権限を有しない職員は、行政機関等匿名加工情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的外での目的で行政機関等匿名加工情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第10条 保護管理者は、職員が業務上の目的で行政機関等匿名加工情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行わなければならない。
(1) 行政機関等匿名加工情報等の複製
(2) 行政機関等匿名加工情報等の送信
(3) 行政機関等匿名加工情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他行政機関等匿名加工情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第11条 職員は、行政機関等匿名加工情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第12条 職員は、保護管理者の指示に従い、行政機関等匿名加工情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫への保管、施錠等を行わなければならない。
2 職員は、行政機関等匿名加工情報等が記録されている媒体を外部に持ち出す場合には、原則としてパスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
(廃棄等)
第13条 職員は、行政機関等匿名加工情報等又は行政機関等匿名加工情報等が記録されている媒体(端末機器及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該行政機関等匿名加工情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2 行政機関等匿名加工情報等の消去や行政機関等匿名加工情報等が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(二以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認しなければならない。
(行政機関等匿名加工情報等の取扱状況の記録)
第14条 保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該行政機関等匿名加工情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。
(外的環境の把握)
第15条 行政機関等匿名加工情報等が、外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、行政機関等匿名加工情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス記録)
第17条 保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行政機関等匿名加工情報等へのアクセスの状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス状況の監視)
第18条 保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該行政機関等匿名加工情報等への不適切なアクセスの監視のため、行政機関等匿名加工情報等を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講じなければならない。
(管理者権限の設定)
第19条 保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。
(外部からの不正アクセスの防止)
第20条 保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第21条 保護管理者は、不正プログラムによる行政機関等匿名加工情報等の漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講じなければならない。
(情報システムにおける行政機関等匿名加工情報等の処理)
第22条 職員は、行政機関等匿名加工情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。
2 保護管理者は、当該行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認しなければならない。
(暗号化)
第23条 保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講じなければならない。
2 職員は、前項を踏まえ、その処理する行政機関等匿名加工情報等について、当該行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行わなければならない。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第24条 保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行政機関等匿名加工情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。
(端末機器の限定)
第25条 保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行政機関等匿名加工情報等の処理を行う端末機器を限定するために必要な措置を講じなければならない。
(端末機器の盗難防止等)
第26条 保護管理者は、端末機器の盗難又は紛失の防止のため、端末機器の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。
2 職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末機器を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第27条 職員は、端末機器の使用に当たっては、行政機関等匿名加工情報等が当該職員以外の第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。
(入力情報の照合等)
第28条 職員は、情報システムで取り扱う行政機関等匿名加工情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該行政機関等匿名加工情報等の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行わなければならない。
(バックアップ)
第29条 保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。
(情報システム設計書等の管理)
第30条 保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。
(入退管理)
第31条 保護管理者は、行政機関等匿名加工情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報サーバ室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。また、行政機関等匿名加工情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、情報サーバ室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の情報サーバ室等の安全を管理するための措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、情報サーバ室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)及びパスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
(情報サーバ室等の管理)
第32条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報サーバ室等に施錠機能、警報装置及び監視設備等の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報サーバ室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。
(行政機関等匿名加工情報等の提供)
第33条 保護管理者は、個人情報の管理に関する規則第34条及び匿名加工情報取扱要項第8条(第11条の規定により第8条の規定を準用する場合を含む。)により、行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約を締結した者(以下「契約相手方」という。)から当該契約相手方が講じた行政機関等匿名加工情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれがある旨の報告を受けたときは、直ちに総括保護管理者に報告するとともに、当該契約相手方がその是正のために講じた措置を確認しなければならない。
(業務の委託等)
第34条 行政機関等匿名加工情報の作成に係る業務又は行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、行政機関等匿名加工情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講じなければならない。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、行政機関等匿名加工情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 行政機関等匿名加工情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。本号及び第4項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 行政機関等匿名加工情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 行政機関等匿名加工情報等の安全管理措置に関する事項
(5) 行政機関等匿名加工情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における行政機関等匿名加工情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
2 行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
3 行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る行政機関等匿名加工情報等の秘匿性等その内容やその量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制や行政機関等匿名加工情報等の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認を行うものとする。
5 行政機関等匿名加工情報の作成に係る業務又は行政機関等匿名加工情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等行政機関等匿名加工情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
6 行政機関等匿名加工情報等を提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講じなければならない。
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第35条 行政機関等匿名加工情報等を取扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。
(事案の報告及び再発防止措置)
第36条 行政機関等匿名加工情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合等、安全確保の上で問題となる事案の発生又は発生のおそれを把握した場合に、その事案の発生等を把握した職員は、直ちに当該行政機関等匿名加工情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を学長に速やかに報告しなければならない。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している部局等に再発防止措置を共有するものとする。
(公表等)
第37条 漏えい等が生じた場合であって法第26条第1項の規定による委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、速やかに所定の手続を行うとともに、委員会による事案の把握等に協力するものとする。
2 法第26条第1項の規定による委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講じるものとする。
(監査)
第38条 監査責任者は、行政機関等匿名加工情報等の適切な管理を検証するため、前条までに規定する措置の状況を含む本学における行政機関等匿名加工情報等の管理の状況について、定期及び必要に応じ随時に監査(外部監査の委託を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(点検)
第39条 保護管理者は、部局における行政機関等匿名加工情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第40条 総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から行政機関等匿名加工情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
附則
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年2月20日)
この規程は、平成31年2月20日から施行する。
附則(令和4年3月29日)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。