○国立大学法人お茶の水女子大学成績評価情報に関する利用ガイドライン
平成24年2月21日
制定
第1 基本的考え方
1 趣旨
国立大学法人お茶の水女子大学(以下「本学」という。)が試験等により、学修の成果を評価して取得した成績評価(GPA制度によるものを含む。以下「成績評価情報」という。)は、教育の改善のための重要な情報となり得るが、その取扱いについては、十分な配慮が必要である。
また利用についても、対象者となる学生の成績評価情報の保護が厳格に確保され、調査・研究あるいは学生支援(以下「調査・研究等」という。)上、その必要性が明らかに認められることが必要である。
本学は、成績評価情報の適切な利用とその運用のために、国立大学法人お茶の水女子大学成績評価情報に関する利用ガイドラインを定める。
なお、このガイドラインに定めるもののほか、成績不振学生への指導に関する成績評価情報の取扱いについては、成績不振学生への指導ガイドラインに別に定める。
2 情報の管理と利用
本学が保有する成績評価情報は、国立大学法人お茶の水女子大学情報セキュリティポリシー、国立大学法人お茶の水女子大学個人情報の管理に関する規則その他関係規則に基づき、個人情報保護を徹底し、適切に管理するとともに、その利用は、本学が主体となり責任をもって実施する調査・研究等に限定する。
第2 利用の手続等
1 利用の申請
1－1 調査・研究における成績評価情報の利用の申請
成績評価情報の利用は、次に掲げる場合のいずれかに該当するものとし、利用の申請は、教育を担当する副学長に対して別紙様式1により行うものとする。この場合において、利用の申請は、各学部、大学院人間文化創成科学研究科、附属図書館、保健管理センター、基幹研究院、各機構、各学内共同教育研究施設、学長戦略機構、監査室及び事務組織(以下「部局」という。)の調査・研究に限定され、個人による利用の申請は認めない。
(1) 部局の長の責任の下に、企画立案された調査・研究のために利用する場合
(2) 部局の長の責任の下に、個人が担当し実施するもので、当該部局の長から申請された調査・研究のために利用する場合
(3) その他教育を担当する副学長が必要と認めた調査・研究のために利用する場合
1－2 学生支援等による成績評価情報の利用の申請
成績評価情報の利用は、次に掲げる場合のいずれかに該当するものとし、利用の申請は、原則として各部局から学務課に対して別紙様式2により行うものとする。ただし、(4)における利用については学務課長への申出によることもできることとし、これによる場合は速やかに学務課長から教育を担当する副学長に報告するものとする。
(1) 成績不振学生への対応を含む学生指導のために利用する場合
(2) 奨学金受賞候補者等の選考・決定のために利用する場合
(3) 履修状況の確認などに利用する場合
(4) 緊急に学生の情報を確認するために利用する場合
2 利用の許可
2－1 調査・研究における成績評価情報の利用の許可
教育を担当する副学長は、教育企画室の議を経て、利用の可否を決定する。その際、必要に応じて、関係部局の意見を求めるものとする。
なお、成績評価情報を調査・研究のために利用し、公表する場合は、国立大学法人お茶の水女子大学人文社会科学研究の倫理規則に基づき、人文社会科学研究の倫理審査委員会に審査を申請し、承認を得ていることを利用の条件とする。
2－2 学生支援等による成績評価情報の利用の許可
第2の1の1－2に定める別紙様式2による申請又は学務課長への申出により、成績評価情報の利用が許可されるものとする。
3 利用する成績評価情報の貸与とその管理
(1) 成績評価情報は、目的遂行のために必要と認められた情報のみ、利用者に貸与するものとする。この場合において、貸与する情報の媒体は、電子媒体又は紙媒体とする。
(2) 情報の管理は、利用申請者である部局の長が責任をもって行い、利用者以外の者による情報への接触をさせないものとする。
(3) 情報の利用が終了したときは、利用者は直ちに貸与された情報の媒体を学務課に返却するとともに、貸与された情報を破棄し利用者の手元に残さない。
4 利用の停止
教育を担当する副学長は、次に掲げる場合に該当するときは、その利用を中止させることができる。
(1) 申請内容と反する事態が認められた場合
(2) その他利用により調査対象者又は本学が損害等を被る恐れがあると認められる場合
5 調査・研究の結果の公表
教育を担当する副学長は、利用者等が成績評価情報を利用した調査・研究の結果を公表するときには、その原稿等の提出を求め、次に掲げる事項について教育企画室で審査をした上で、公表の可否を決定する。その際、必要に応じて、関係部局の意見を求めるものとする。
(1) 個人情報が含まれていないこと。
(2) 調査対象者にとって不利益が生じないこと。
(3) 本学の情報開示方針との整合性をもつこと。
(4) 公表に値する社会的、学問的意義があること。
6 事務
成績評価情報の利用に関する事務は、学務課が行う。
附則
このガイドラインは、平成24年2月21日から施行する。
附則(平成26年7月29日)
このガイドラインは、平成26年8月1日から施行する。
附則(平成27年3月25日)
このガイドラインは、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月25日)
このガイドラインは、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月31日)
このガイドラインは、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月25日)
このガイドラインは、令和2年3月25日から施行する。
附則(令和4年3月29日)
このガイドラインは、令和4年4月1日から施行する。
