1　趣旨

国立大学法人お茶の水女子大学(以下「本学」という。)が、学部及び大学院の入学試験に際して取得した個人情報(受験番号及び氏名を除く。)及び入学試験成績に関する情報(以下「入試成績等情報」という。)は、本学における入学試験及び教育の改善のための貴重な情報となり得るが、その取扱いについては、十分な配慮が必要である。

また利用についても、調査対象者となる受験生の入試成績等情報の保護が厳格に確保され、調査・研究上、その必要性が明らかに認められることである。

本学は、入試成績等情報の適切な利用とその運用のために、国立大学法人お茶の水女子大学入学試験成績等情報に関する利用ガイドラインを定める。

2　情報の管理と利用

本学が保有する入試成績等情報は、国立大学法人お茶の水女子大学個人情報の管理に関する規則その他関係規則に基づき、個人情報保護を徹底し、適切に管理するとともに、その利用は、本学が主体となり責任をもって実施する調査・研究に限定する。

第2　利用の手続等

1　利用の申請

入試成績等情報の利用は、次に掲げる場合のいずれかに該当するものとし、利用の申請は、教育を担当する副学長に対して別記様式により行うものとする。この場合において、利用の申請は部局等の調査・研究に限定され、個人による利用の申請は認めない。

(1)　各学部、大学院人間文化創成科学研究科、附属図書館、保健管理センター、基幹研究院、各機構、各学内共同教育研究施設、学長戦略機構、監査室及び事務組織(以下「部局」という。)の長の責任の下に、企画立案された調査・研究のために利用する場合

(2)　部局の長の責任の下に、個人が担当し実施するもので、当該部局の長から申請された調査・研究のために利用する場合

(3)　その他教育を担当する副学長が必要と認めた調査・研究のために利用する場合

2　利用の許可

教育を担当する副学長は、入試推進室の議を経て、利用の可否を決定する。その際、必要に応じて、関係部局の意見を求めるものとする。

なお、国立大学法人お茶の水女子大学人文社会科学研究の倫理規則に基づき、人文社会科学研究の倫理審査委員会に審査を申請し、承認を得ていることを利用の条件とする。

3　利用する入試成績等情報の貸与とその管理

(1)　入学試験成績その他の情報は、目的遂行のために必要と認められた情報のみ、利用者に貸与するものとする。この場合において、貸与する情報の媒体は、電子媒体又は紙媒体とする。

(2)　パソコン等の記憶装置への貸与された情報の入力保管及びインターネット等外部と接続するパソコンでの使用を禁止するものとする。

(3)　情報の管理は、利用申請者である部局の長が責任をもって行い、利用者以外の者による情報の接触をさせないものとする。

(4)　情報の利用が終了したときは、利用者は直ちに貸与された情報の媒体を入試課に返却するとともに、貸与された情報を破棄し利用者の手元に残さない。

4　利用の停止

教育を担当する副学長は、次に掲げる場合に該当するときは、その利用を中止させることができる。

(1)　申請内容と反する事態が認められた場合

(2)　その他利用により調査対象者又は本学が損害等を被る恐れがあると認められる場合

5　調査・研究の結果の公表

教育を担当する副学長は、利用者等が公表するときには、その原稿等の提出を求め、次に掲げる事項について入試推進室で審査をした上で、公表の可否を決定する。その際、必要に応じて、関係部局の意見を求めるものとする。

(1)　個人情報が含まれていないこと。

(2)　調査対象者にとって不利益が生じないこと。

(3)　本学の情報開示方針との整合性をもつこと。

(4)　公表に値する社会的、学問的意義があること。

6　事務

入試成績等情報の利用に関する事務は、入試課が行う。

附則

附則(平成20年3月21日)

附則(平成26年7月29日)

附則(平成27年3月25日)

附則(平成28年3月25日)

附則(平成29年3月31日)

附則(令和4年3月29日)