(趣旨)

第1条　この規則は、国立大学法人お茶の水女子大学(以下「本学」という。)における文書の作成、決裁、発送等の処理に関し必要な事項を定める。

(定義)

第2条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の処理及び取扱いの原則)

第3条　文書の処理は、迅速かつ確実に行わなければならない。

第4条　削除

(文書のとじ方の原則)

第5条　文書のとじ方は、特別の場合を除き、左とじとする。

第6条　削除

(不在中の文書の処理)

第7条　職員は、出張等で不在となるときは、あらかじめ文書の処理状況を上司に申し出て、事務に支障を来さないようにしなければならない。

(秘密文書の取扱い)

第8条　秘密文書は、特に細心な注意を払って取り扱い、部外者又は当事者以外の者の目に触れる箇所に放置してはならない。電子文書にあっては、パスワードによるアクセス制御を行う。

(文書の接受)

第9条　第2条第1号ロに掲げる接受文書は、すべて企画戦略課文書担当(以下「文書担当」という。)において接受するものとする。

(文書担当の処理)

第10条　文書担当は、前条の規定により文書を接受したときは、次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第11条　文書の記号及び番号は、次のとおりとする。

(連絡担当の処理)

第12条　第10条第2項の規定により受領した文書は、連絡担当において当該文書処理簿の接受欄の連絡担当受領者名、当該文書の案件担当の記入者名その他必要事項を記入し、直ちに当該文書の案件担当に配付するものとする。

(電子文書の処理)

第12条の2　第10条及び前条の規定にかかわらず、電子メール等による電子文書を接受したときは、所管の組織において当該電子メール等の受信記録を保存することにより、接受後の処理をしたものとみなす。

(親展文書、書留郵便物及び電報の処理)

第13条　書留郵便物及び電報は、特殊郵便物受付簿(別記様式第1号)に必要事項を記入し、受領印を徴して名あて人に配付するものとする。

(起案)

第14条　起案文書は、表紙に原議書(別記様式第2号)を用いなければならない。ただし、定型的な起案文書で別に様式を定める必要があるものについては、監査室長又は当該課の課長の承認を得て、これを定めることができる。

(起案文書の区分)

第15条　起案文書には、その内容を区分する簡明な語句を件名の後に括弧書きする等の方法により、その区分を明示しなければならない。

(供閲)

第16条　起案を要しない文書は、原議書により、又は適宜の方法により、関係者の閲覧に供するものとする。

(合議)

第17条　起案文書の内容が他の組織等の所掌事務に関係があるときは、関係する組織等に合議しなければならない。ただし、決裁後に当該文書の写しを送付することをもって足りる場合は、この限りでない。

(合議文書の修正)

第18条　合議を受けた組織は、合議文書について異なる意見があるとき、又は修正を要すると認めるときは、起案した組織に協議しなければならない。

(至急文書の回議)

第19条　起案文書で緊急に処理する必要があるもの(以下「至急文書」という。)は、原議書(供閲するものにあっては、原議書又は当該文書)の右上辺に付せんをし、回議するものとする。

(秘密文書の回議)

第20条　秘密文書の回議に当たっては、秘密文書である旨を表示した封筒に入れ、起案者が持ち回りしなければならない。

第21条　削除

(決裁の原則)

第22条　文書は、特に定めるもののほか、次条に定める文書の名義者の決裁を受けるものとする。

(文書の名義)

第23条　文書の名義者は、次表に定めるところによる。

第24条　削除

(専決)

第25条　別表の事項欄に掲げる事項の決裁については、第22条の規定にかかわらず、専決者欄に掲げる者が専決する。ただし、専任課長を置く分野については、課長に代えて専任課長とすることができる。

(代理決裁)

第26条　決裁者が出張等で不在のときは、至急文書については、特に重要なものを除き、次表に定めるところにより代理決裁することができる。ただし、専任課長を置く分野については、課長に代えて専任課長とすることができる。

(発送文書)

第27条　決裁を得て発送を要する文書(以下「発送文書」という。)は、起案した組織において、原議書に記号、番号及び決裁年月日を記入するとともに、文書処理簿に必要事項を記入する。

第28条　削除

(発送文書の日付)

第29条　発送文書の日付は、決裁の日とする。ただし、特別の場合は、発送文書の日付を決裁の日と異にすることができる。

(公印の押印等)

第30条　発送文書には、国立大学法人お茶の水女子大学公印要項第7条第1項に規定する公印管守担当者において、内容確認の上、公印を押印するものとする。

(発送)

第31条　発送文書は、起案した組織で発送準備を行い、文書担当において発送する。起案した組織は、原議書及び文書処理簿に必要事項を記入する。

(電子文書の発送)

第31条の2　電子文書の発送は、電子メール等により行うことができる。

(学内発送文書の送達)

第32条　学内発送文書で郵送を要しないものについては、交付、使送等の方法により、起案した組織において送達処理することができる。

(文書の完結)

第33条　文書は、当該文書の案件の処理が終えたときをもって完結するものとする。

(文書の整理、保管及び保存)

第34条　文書の整理、保管及び保存は、国立大学法人お茶の水女子大学法人文書管理規則の定めるところによる。

(電子決裁による起案、供閲及び回議)

第35条　第14条から第20条までの規定にかかわらず、起案、供閲及び回議は、紙媒体の原議書を用いず、電子決裁により行うことができる。

(電子決裁を経た発送文書)

第36条　第27条、第30条第3項、第31条及び第33条第2項の規定にかかわらず、電子決裁を得た発送文書の場合は、文書処理簿への所要事項の記入のみを行う。

第37条　この規則の運用に関して疑義のあるときは、副学長(事務総括)が決定する。