○国立大学法人お茶の水女子大学法人文書管理規則

平成23年3月28日

制定

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 管理体制(第3条―第7条)

第3章 作成(第8条―第10条)

第4章 整理(第11条―第13条)

第5章 保存(第14条・第15条)

第6章 法人文書ファイル管理簿(第16条・第17条)

第7章 移管、廃棄又は保存期間の延長(第18条―第20条)

第8章 点検・監査及び管理状況の報告等(第21条―第23条)

第9章 研修(第24条・第25条)

第10章 補則(第26条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規則は、公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づき、国立大学法人お茶の水女子大学(以下「本学」という。)における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条 この規則における用語の定義は、次のとおりとする。

(1) 「法人文書」 本学の職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって、本学の職員が組織的に用いるものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、法第2条第5項各号に掲げるものを除く。

(2) 「法人文書ファイル等」 本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。

(3) 「法人文書ファイル管理簿」 本学における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。

(4) 「文書管理システム」 本学が整備した統一的な文書管理システムをいう。

(5) 「部局」 学長戦略機構、監査室、各学部、大学院人間文化創成科学研究科、附属図書館、保健管理センター、基幹研究院、グローバル女性リーダー育成研究機構、ヒューマンライフイノベーション開発研究機構、理系女性教育開発共同機構、各学内共同教育研究施設、附属学校部、学校教育研究部、各附属学校、保育所、こども園及び事務組織をいう。

第2章 管理体制

(総括文書管理者)

第3条 本学に総括文書管理者1名を置く。

2 総括文書管理者は、総務を担当する副学長をもって充てる。

3 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製

(2) 法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施

(3) 法人文書の管理に関する研修の実施

(4) 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置

(5) 法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備

(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括

(副総括文書管理者)

第4条 本学に副総括文書管理者1名を置く。

2 副総括文書管理者は、企画戦略課長をもって充てる。

3 副総括文書管理者は、第3条第3項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。

(文書管理者等)

第5条 文書管理者は、課長(ただし、これにより難い場合にあっては部局の長とすることができる。)をもって充て、当該課(又は部局)の所掌事務に関する文書管理の実施責任者とする。

2 文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 保存

(2) 保存期間が満了したときの措置の設定

(3) 法人文書ファイル管理簿への記載

(4) 移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等

(5) 管理状況の点検等

(6) 法人文書の作成、標準文書保存期間基準(以下「基準」という。)の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導

3 文書管理担当者は、文書管理者が指名した者とする。

4 文書管理担当者は、文書管理者のつかさどる事務の遂行を補佐する。

(監査責任者)

第6条 本学に監査責任者1名を置く。

2 監査責任者は、監査室長をもって充てる。

3 監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。

(職員の責務)

第7条 本学職員は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。

第3章 作成

(文書主義の原則)

第8条 本学職員は、文書管理者の指示に従い、法第11条の規定に基づき、法第1条の目的の達成に資するため、本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(別表第1の業務に係る文書作成)

第9条 別表第1に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。

(適切・効率的な文書作成)

第10条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。

2 文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

第4章 整理

(職員の整理義務)

第11条 本学職員は、第12条及び第13条に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。

(1) 作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物(法人文書ファイル)にまとめること。

(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

(分類・名称)

第12条 法人文書ファイル等は、本学の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的(三段階の階層構造)に分類(別表第1に掲げられた業務については、同表を参酌して分類)し、分かりやすい名称を付さなければならない。

(保存期間)

第13条 文書管理者は、別表第1に基づき、基準を定めなければならない。

2 第11条第1号の保存期間の設定については、基準に従い、行うものとする。

3 基準及び前項の保存期間の設定においては、法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。

4 第11条第1号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

5 第11条第3号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。

6 第11条第3号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

7 第4項及び第6項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。

第5章 保存

(法人文書ファイル保存要領)

第14条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう、法人文書ファイル保存要領(以下「保存要領」という。)を作成するものとする。

2 保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。

(1) 紙文書の保存場所・方法

(2) 電子文書の保存場所・方法

(3) 引継手続

(4) 集中管理の推進に関する方針

(5) その他適切な保存を確保するための措置

(保存)

第15条 文書管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りではない。

第6章 法人文書ファイル管理簿

(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)

第16条 総括文書管理者は、本学の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)第15条に基づき、文書管理システムをもって調製するものとする。

2 法人文書ファイル管理簿は、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表しなければならない。

3 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。

(法人文書ファイル管理簿への記載)

第17条 文書管理者は、少なくとも毎年度1回、管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について、施行令第15条第1項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。

2 前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「情報公開法」という。)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。

3 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。

第7章 移管、廃棄又は保存期間の延長

(保存期間が満了したときの措置)

第18条 文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第2に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。

2 第17条第1項の法人文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。

3 総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。

(移管又は廃棄)

第19条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、前条第1項の規定による定めに基づき、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。

2 文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると本学が認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。

(保存期間の延長)

第20条 文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、1の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 開示請求があったもの 情報公開法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

2 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、総括文書管理者の承認を得て、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。

3 文書管理者は、前2項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。

第8章 点検・監査及び管理状況の報告等

(点検・監査)

第21条 文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

2 監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

3 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。

(紛失等への対応)

第22条 文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。

2 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。

(管理状況の報告等)

第23条 総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。

第9章 研修

(研修の実施)

第24条 総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。

(研修への参加)

第25条 文書管理者は、総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。

第10章 補則

(特別の定め)

第26条 この規則の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。

附 則

1 この規則は、平成23年4月1日から施行する。

2 1に掲げる施行の日から当分の間、第16条第1項中、「文書管理システム」とあるのは「磁気ディスク」と読み替えるものとする。

3 国立大学法人お茶の水女子大学法人文書管理規程(平成16年4月1日制定)は、廃止とする。

附 則(平成25年4月17日)

この規則は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月25日)

この規則は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成26年7月29日)

この規則は、平成26年8月1日から施行する。

附 則(平成27年3月25日)

この規則は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年1月20日)

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月25日)

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日)

この規則は、平成29年4月1日から施行する。

別表第1

法人文書の保存期間基準

事項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の類型

保存期間

国立大学法人お茶の水女子大学の組織の管理運営に関する決定及びその経緯

1

大学の組織の管理運営に関する事項

大学の組織及び規則の管理

教育、研究及び事務組織の設置並びに改廃に関する文書

無期限

学部・学科・講座・学科目等の設置及び改廃に関する文書

無期限

法令・規則・通達等で本学の規則の規範となる文書

無期限

諸規則の制定・改廃に関する文書

無期限

定数・定員に関する文書

無期限

本学の沿革記録に関する文書

無期限

諸令達・通達及び往復書簡等の文書で重要なもの

10

諸令達・通達及び往復書簡等の文書

5

大学の設立又は改廃に係る登記、財産の管理

不動産のうち土地並びに図書に関する台帳に関する文書

無期限

不動産の購入・交換・寄附及び売払等に関する文書

無期限

不動産の譲与に関する文書

無期限

不動産のうち土地並びに図書に関する諸帳簿等及び附属図面に関する文書

無期限

土地実測・測量に関する図面、写真等

無期限

重要文化財の指定・登録に関する文書

無期限

境界査定に関する文書

無期限

不動産登記に関する文書

無期限

境界、登記に関する文書

無期限

中期目標・中期計画、年度計画に関する事項

中期目標・中期計画、年度計画に関する文書

10

評価に関する事項

自己点検・評価に関する文書

10

国立大学法人評価に関する文書

10

認証評価に関する文書

30

監査関係

監査に関する事項

10

学長及び学部長等の選考

学長の選考に関する文書

30

学部長等の選挙に関する文書

10

会議の運営

役員会・経営協議会・教育研究評議会・学長戦略機構会議・教授会・学長選考会議に関する文書

無期限

各種会議・委員会に関するもので重要な文書

30

各種会議・委員会に関する文書

10

系会議・専攻会議に関する文書

3

学長会議、学部長会議に関する文書

5

公印の管理

公印の制定、廃止及び改刻に関する文書

無期限

公印使用簿

5

式典の管理

本学が主催する記念行事に関するもので重要な文書

無期限

入学式、卒業式、学位授与式その他本学が主催する記念行事に関する文書

10

訴訟提起の管理

訴訟に関する文書

無期限

各種統計調査

各種統計調査に関するもので重要な文書

30

各種統計調査に関する文書

5

文部科学省等への報告

文部科学省等への報告等に関する文書

5

国立大学法人お茶の水女子大学の教職員の人事に関する決定及びその経緯

2

教職員の人事に関する事項

栄典又は表彰の授与

叙位・叙勲申請に関する文書

無期限

永年勤続者表彰に関する文書

無期限

褒章に関する文書

10

教育者表彰等に関する文書

10

服務・給与の管理

服務に関する文書

5

勤務時間の管理に関する文書

5

学外研修、旅行命令に関する文書

5

兼業に関する文書

5

私事渡航に関する文書

5

公用旅券発給申請に関する文書

3

研修に関する文書

3

服務に関する調査・統計・報告に関する文書

3

贈与等報告に関する文書

5(提出期間の末日の翌日から)

給与関係発令に関する文書

無期限

諸手当等の認定等に関する文書

10(終了してから)

賃金台帳、給与明細書、給与口座振込依頼書等、給与の支給に関する文書

5

社会保険被保険者台帳

30

社会保険に関する文書

5

給与に関する調査・統計・報告に関する文書

10

勤務評定

人事評価に関する文書

30

身上調書に関する文書

5

福利厚生の管理

財形貯蓄に関する文書

5

福利厚生(生涯生活設計、生命保険団体契約等)に関する文書

3

レクリエーションに関する文書

1

教職員の任免

職員の任免に関する文書

無期限

人事記録・附属書類

無期限

分限・懲戒に関する文書

30

人事交流に関する文書

30

非常勤講師・非常勤職員の任免に関する文書

無期限

職員の選考に関する文書

5

教職員の任免に関する調査・統計・報告に関する文書

10

退職手当の支給

退職手当の支給に関する文書

無期限

退職手当の支給に関する通知・調査報告等

10

災害補償の管理

災害補償に関する文書

3

災害認定に関する文書

3(完結から)

災害補償記録簿

3(完結から)

平均給与額算定に関する文書

3(完結から)

災害補償(長期)の認定に関する文書

3(完結から)

健康安全の管理

重大災害等報告に関する文書

5

健康診断票(定期健康診断)

5(退職から)

健康管理、安全管理に関する文書

3

職員団体関係

職員団体に関する文書

30

国立大学法人お茶の水女子大学の教職員の安全衛生管理に関する決定及びその経緯

3

教職員の安全衛生管理に関する事項

防火・防災

防災計画に関する文書

10(計画変更後)

防火管理に関する文書

10

自衛消防隊に関する文書

5

防災訓練に関する文書

5

警備

警備仕様に関する文書

5

日常の警備に関する文書

3

駐輪・駐車に関する文書

3

放射性同位元素の管理

健康診断票

無期限

個人被ばく線量の記録に関する文書

無期限

放射性同位元素等使用施設の設置・改廃・変更等に関する文書

30

放射性同位元素の使用・保管・運搬・廃棄記録

5

場所・排水等の汚染に関する測定記録

5

教育訓練に関する記録

5

放射性同位元素施設の定期点検記録

5

放射性同位元素等取扱施設の管理に関する文書

5

放射性同位元素の管理に関する文書で軽易な文書

1

毒物及び劇物、高圧ガス、廃水の管理

毒物及び劇物に関する文書

5

高圧ガスに関する文書

5

廃水・廃液に関する文書

5

作業環境測定

作業環境測定に関する文書

5

国立大学法人お茶の水女子大学の予算及び決算に関する決定及びその経緯

4

予算及び決算に関する事項

予算の管理

予算に関する通知等で重要な文書

10

概算要求に関する文書

15

予算に関する通知等

5

概算要求に関する文書で軽易なもの

3

決算の管理

法人法に定める財務諸表に関する文書(貸借対照表、損益計算書、キャッシュ・フロー計算書、利益の処分又は損失の処理に関する書類、国立大学法人等業務実施コスト計算書、附属明細書)

無期限

事業報告書(会計関係)及び決算報告書

無期限

帳簿(総勘定元帳、合計残高試算表、予算執行状況表、補助簿(現金出納帳、固定資産台帳、小口現金出納帳))

7

伝票(振替伝票、入金伝票、出金伝票、未収金計上伝票、未払金計上伝票)

7

計算証明に関する文書

5

消費税に関する文書

5

資金の管理

資金計画の作成及び資金管理に関する文書(通知等を含む。)

5

運営費交付金の請求に関する文書

5

有価証券の購入、保管及び処分に関する文書

5

資金の調達・運用に関する文書

5

金融機関との取引に関する文書

5

借入金に関する文書

5

債権・債務に関する文書

5

契約の手続き

支払に関する通知等で重要な文書

10

官公需に関する文書

5

政府調達に係る契約執行計画、入札公告実施状況、閲覧表、苦情処理等に関する文書

5

銀行振込依頼に関する文書

5

証拠に関する文書

5

支払に関する文書

5

政府調達に関する官報掲載に関する文書

1

支払に関する文書(5年に該当するものを除く。)

1

国立大学法人お茶の水女子大学の動産及び不動産に関する決定及びその経緯

5

動産及び不動産の管理

動産の管理

動産等に関する通知等で重要な文書

10

動産等に関する通知等

5

動産等検査に関する文書

5

動産等の移管に関する文書

5

動産等の一時貸付又は贈与に関する文書

5

寄附動産等の受入れに関する文書

5

動産等の不用決定に関する文書

5

不用動産等の売払契約に関する文書

5

管理簿、使用簿

5

設備等届出に関する文書

1(廃止から)

不動産の管理

不動産に関する通知等で重要な文書

10

不動産の所属替に関する文書

10

不動産の用途廃止に関する文書

10

文化財に関する文書

10

不動産の監守に関する文書

10(計画変更後)

不動産に関する通知等

5

建物の移築、改築、新築及び増築に関する文書

5

特定学校財産の指定に関する文書

5

不動産の引継に関する文書

5

不動産の用途変更に関する文書

5

不動産の移管に関する文書

5

不動産の貸付に関する文書

5(期間終了後)

管理委託財産の貸付に関する文書

5(期間終了後)

特定学校財産に係る事務委任の承認に関する文書

5(委任期間終了後)

不動産に関する台帳・諸帳簿等及び附属図面に関する文書(30年に該当するものを除く。)

5(除却終了後)

不動産の借入等に関する文書

5(借入終了後)

公租公課に関する文書

5

借入状況報告に関する文書

3

取得・処分に関する文書(10年、5年に該当するものを除く。)

1

計算証明・報告に関する文書(5年に該当するものを除く。)

1

国立大学法人お茶の水女子大学の施設に関する決定及びその経緯

6

施設に関する事項

施設の管理

工事請負契約に関する文書(かしの修補等の請求の際に必要となるもの)

30

工事請負契約に関する文書(かしの修補等の請求の際に必要となるものを除く。)

5

工事の設計積算に関する文書

10

設計監理委託に関する文書

5

工事の施工管理に関する文書(かしの修補等の請求の際に必要となるものを除く。)

5

施設維持管理に関する文書で重要なもの

5

工事・建築に関する届出(東京都・区役所・消防署等)

無期限

長期計画に関する文書

5

競争参加者資格審査に関する文書

3

工事契約・施工に関する報告に関する文書

3

施設維持管理に関する文書

3

施設の管理に関する文書で軽易なもの

1

国立大学法人お茶の水女子大学の教育に関する決定及びその経緯

7

教務に関する事項

学位・学籍の管理

卒業証書及び修了証書の発行に関する文書

無期限

学位の授与に関する文書

無期限

学籍の記録に関する文書

無期限

学業成績の記録に関する文書

無期限

学生の懲戒等身分の異動に関する文書で重要なもの

30

卒業・修了の判定に関する文書

10

非正規学生の学籍管理に関するもの

10

学生の懲戒等身分の異動に関する文書

10

国家資格・教育職員免許状

国家資格に関する文書

無期限

教育職員免許状等に関する文書

無期限

保母資格に関する文書

無期限

履修の管理

教育職員免許状等に関する文書

30

授業に関する文書で重要なもの

10

授業に関する文書(シラバス、定期試験に関する文書)

5

休講に関する文書

3

各種証明証の発行

各種証明書発行に関する文書で重要なもの

5

各種証明書発行に関する文書

3

大学間交流協定

学生交流協定書

無期限

学生交流協定に関する文書

10

他機関との連携協定

他機関との連携協定書

無期限

他機関との連携協定に関する文書

10

8

入学者選抜に関する事項

入学者選抜試験

入学者の選抜試験に関する文書

10

入学手続に関する文書

5

入学者の選抜及び成績考査に関する文書

5(学校教育法)

入学者選抜に関する文書で軽易なもの

3

入試採点基準に関する文書

3

9

学生支援に関する事項

課外活動等への支援

課外活動団体への支援に関する文書で重要なもの

5

課外教育・行事への支援に関する文書

5

課外活動団体への支援に関する文書

3

学生会館等施設の利用に関する文書

3

学生寮の管理

学生寮の学生の入退寮に関する文書

5

入学料及び授業料の免除

入学料、授業料等の免除に関する文書で重要なもの

5

入学料、授業料等の免除に関する文書

3

奨学金の支給

日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関する文書で重要なもの

10

日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関する文書

5

学生教育研究災害傷害保険の管理

学生教育研究災害傷害保険に関する文書

5

就職活動の支援

学生の就職先に関するもので重要な文書

5

学生の就職先に関する文書

3

学生の就職に関する求人書類

1

健康管理

健康診断表、学生相談記録等学生及び職員の健康管理に関する文書で重要なもの

5

健康診断表、学生相談記録等学生及び職員の健康管理に関する文書

3

国立大学法人お茶の水女子大学の国際交流に関する決定及びその経緯

10

国際交流に関する事項

留学の手続き

留学生に関する文書で重要なもの

10

留学生に関する文書

5

留学生に関する文書で軽易なもの

3

国際交流

国際交流協定書

無期限

国際交流協定に関する文書

10

国立大学法人お茶の水女子大学の学術研究、産学連携、社会連携に関する決定及びその経緯

11

学術研究、産学連携に関する事項

研究助成及び産学官連携事業

組換えDNA実験の審査等に関する文書

5

研究補助金等の申請・報告等に関する文書

5

発明審査部会における審査に関する文書

30

国際規制物資に関する文書

10

受託研究・共同研究に関する文書(契約書・実績報告等)

30

研究員等に関する文書

10

寄附金に関する文書

5

共同試験研究促進税制の証明に関する文書

5

学内共同教育研究施設に関する事項

施設の管理運営に関する文書

5

施設の管理運営に関する文書で軽易なもの

1

12

社会連携に関する事項

公開講座・大学開放

公開講座等に関する文書

5

他機関との相互協力協定

他機関との相互協力協定書

無期限

他機関との相互協力協定に関する文書

10

国立大学法人お茶の水女子大学の附属図書館に関する決定及びその経緯

13

附属図書館に関する事項

施設及び蔵書の管理

貴重図書に係る基準等の決裁文書

10

資料の取扱いに係る基準等の決裁文書(収集・整理・受入・除籍・寄贈・交換・閲覧・貸出等)

10

参考業務に係る基準等の決裁文書

10

資料の取扱いに関する決裁文書(除籍・購入・寄贈・交換・製本・修理等)

6

整理業務に関する決裁文書

3

図書館の利用

閲覧業務に関する決裁文書

3

貸出業務に関する決裁文書

3

資料の利用に関する決裁文書

3

文献複写に関する決裁文書

3

図書館の利用に関する決裁文書

1

図書館利用者ファイル

無期限

他機関との相互利用協定書

無期限

他機関との相互利用に関する文書

10

国立大学法人お茶の水女子大学の附属学校、保育所又はこども園に関する決定及びその経緯

14

附属学校の運営に関する事項

学籍の記録

卒業証書授与に関する文書

無期限

指導要録(その写・抄本を含む。)

20

学校運営・指導等に関する記録

各教科の学習の記録

5

学校の要覧

5

日課表、教科用図書配当表、学校日誌

5

担任の教科又は科目、時間表、担任学級に関する文書

5

出席簿、健康診断に関する表簿

5

年間行事予定表、生活のしおり、学校案内

5

入学者の選抜及び成績考査に関する表簿

5

PTAに関する文書

5

独立行政法人日本スポーツ振興センターに関する文書

5

奨学金に関する文書

5

給食に関する文書

5

附属学校の運営に関する文書

5

課外活動に関する文書

3

研究会に関する文書

3

各種証明書の発行

各種証明書発行に関する文書で重要なもの

5

各種証明書発行に関する文書

3

15

保育所の運営に関する事項

保育に関する記録

保育の実施に当たっての計画

5

保育に係る提供記録

5

16

こども園の運営に関する事項

学籍の記録

指導要録(その写・抄本を含む。)

20(こども園廃止後、文京区へ継承)

教育・保育に関する記録

教育・保育の実施に当たっての計画

10

教育・保育に係る提供記録

10

東京都文京区への報告等に関する文書

10

その他の事項

17

広報に関する事項

広報

本学が発行する広報・学報・職員録等(保存用)

無期限

広報に関する文書

5

個人情報に関する文書

5

情報公開に関する文書

30

ホームページに関する文書

5

18

寄附基金に関する事項

寄附基金

寄附基金に関する文書

5

19

男女共同参画に関する文書

男女共同参画

男女共同参画に関する文書

10

20

文書の管理に関する事項

文書の管理

法人文書ファイル管理簿

無期限

法人文書ファイル移管・廃棄簿

無期限

取得した文書の管理を行うための帳簿

5

備考

一 決裁文書とは法人の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を法人の意思として決定し、又は確認した法人文書をいう。

二 本表に掲げる法人文書以外については、文書管理者は、本表を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質、内容等に応じた保存期間基準を定めるものとする。

別表第2

保存期間満了時の措置の設定基準

1 基本的考え方

法第1条の目的において、「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ、法第4条において、経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け、検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており、以下の【I】~【IV】のいずれかに該当する文書は、「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期間満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。

【Ⅰ】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書

【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書

【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書

【Ⅳ】国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書

2 具体的な移管・廃棄の判断指針

1の基本的考え方に基づいて、個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置(移管・廃棄・未設定)の判断については、以下の(1)~(2)に沿って行う。

(1) 別表第1に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置については、次の表(用語の意義は、別表第1の用語の意義による。)の右欄のとおりとする。

事項

業務の区分

保存期間満了時の措置

お茶の水女子大学の組織の管理運営に関する決定及びその経緯

1

大学の組織の管理運営に関する事項

大学の組織及び規則の管理

廃棄

大学の設立又は改廃に係る登記、財産の管理

未設定

中期目標・中期計画、年度計画に関する事項

廃棄

評価に関する事項

監査関係

学長及び学部長等の選考

会議の運営

公印の管理

式典の管理

訴訟提起の管理

各種統計調査

文部科学省等への報告

お茶の水女子大学における教職員の人事に関する決定及びその経緯

2

教職員の人事に関する事項

栄典又は表彰の授与

廃棄(職員の任免に関する文書、人事記録・附属書類、非常勤講師・非常勤職員の任免に関する文書については未設定)

服務・給与の管理

勤務評定

福利厚生の管理

教職員の任免

退職手当の支給

災害補償の管理

健康安全の管理

職員団体関係

国立大学法人お茶の水女子大学の教職員の安全衛生管理に関する決定及びその経緯

3

教職員の安全衛生管理に関する事項

防火・防災

廃棄

警備

放射性同位元素の管理

毒物及び劇物、高圧ガス、排水の管理

作業環境測定

国立大学法人お茶の水女子大学の予算及び決算に関する決定及びその経緯

4

予算及び決算に関する事項

予算の管理

廃棄

決算の管理

資金の管理

契約の手続き

国立大学法人お茶の水女子大学の動産及び不動産に関する決定及びその経緯

5

動産及び不動産の管理

動産の管理

廃棄

不動産の管理

国立大学法人お茶の水女子大学の施設に関する決定及びその経緯

6

施設に関する事項

施設の管理

廃棄

国立大学法人お茶の水女子大学の教育に関する決定及びその経緯

7

教務に関する事項

学位・学籍の管理

廃棄(卒業証書及び修了証書の発行に関する文書、学位の授与に関する文書、学籍の記録に関する文書、学業成績の記録に関する文書、保母資格に関する文書については未設定)

国家資格・教育職員免許状

履修の管理

各種証明証の発行

大学間交流協定

他機関との連携協定

8

入学者選抜に関する事項

入学者選抜試験

廃棄

9

学生支援に関する事項

課外活動等への支援

廃棄

学生寮の管理

入学料及び授業料の免除

奨学金の支給

学生教育研究災害傷害保険の管理

就職活動の支援

健康管理

国立大学法人お茶の水女子大学の国際交流に関する決定及びその経緯

10

国際交流に関する事項

留学の手続き

廃棄

国際交流協定

国立大学法人お茶の水女子大学の学術研究、産学連携、社会連携に関する決定及びその経緯

11

学術研究、産学連携に関する事項

研究助成及び産学官連携事業

廃棄

学内共同教育研究施設に関する事項

12

社会連携に関する事項

公開講座・大学開放

廃棄

他機関との相互協力協定

国立大学法人お茶の水女子大学の附属図書館に関する決定及びその経緯

13

附属図書館に関する事項

施設及び蔵書の管理

廃棄

図書館の利用

国立大学法人お茶の水女子大学の附属学校、保育所又はこども園に関する決定及びその経緯

14

附属学校の運営に関する事項

学籍の記録

廃棄(卒業証書授与に関する文書については未設定)

学校運営・指導等に関する記録

各種証明書の発行

15

保育所の運営に関する事項

保育に関する記録

廃棄

16

こども園の運営に関する事項

学籍の記録

廃棄(指導要録についてはこども園廃止後、文京区へ継承)

教育・保育に関する記録

その他の事項

17

広報に関する事項

広報

廃棄

18

寄附基金に関する事項

寄附基金

19

男女共同参画に関する事項

男女共同参画

20

文書の管理に関する事項

文書の管理

1) 「未設定」とされているものは、法人が存続しなくなった場合継承機関に引き継ぐこととするが、継承機関が未定のため「未設定」とするものである。

2) 「廃棄」又は「未設定」とされているものであっても、1の基本的考え方に照らして、国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に活かされるような特に重要な政策事項等に関するものについては、移管が必要となる。

3) 移管については、当該業務を主管する部局の文書管理者において行うものとする。

(2) 上記に記載のない業務に関しては、1の基本的考え方に照らして、文書管理者において個別に判断するものとする。

国立大学法人お茶の水女子大学法人文書管理規則

平成23年3月28日 制定

(平成29年4月1日施行)

体系情報
第2編
沿革情報
平成23年3月28日 制定
平成25年4月17日 種別なし
平成26年3月25日 種別なし
平成26年7月29日 種別なし
平成27年3月25日 種別なし
平成28年1月20日 種別なし
平成28年3月25日 種別なし
平成29年3月31日 種別なし